把商务会议交给旅行社操办 （会议发展动向之一）


　
接待公司的实力保证会议的质量（吴子月摄影）

　　 11月10日，由香港旅游局和深圳新景界商务旅行有限公司共同主办的“2006精彩香港旅游年”企业会议及奖励旅游推介会在深圳举行。据业内人士介绍，商务旅游包括了会议旅游和奖励旅游。目前会议旅游在深圳开始兴起，会议旅游将会议和旅游结合在一起，已经成为现代化企业的一种有效的管理手段，它提倡精细的操作加完美的创意，在带给旅行者以旅游惊喜的同时，让参与者更好地进行会议沟通并达到认同企业文化，增加企业凝聚力的效果。

　　如何通过旅行社来操办商务会议呢？为此，记者请教了深圳新景界商务旅行有限公司有关专家。该公司曾先后为IBM深圳公司、飞利浦公司(深圳会议部分)、爱默生网络能源有限公司、中国银行深圳分行等中外知名企业提供会议旅游服务，在策划会议旅游方面颇有心得。据深圳新景界商务旅行有限公司总经理郭仕强介绍，会议旅游的策划有一系列的流程。

　　step1　企业需要选择合适的旅行社。目前，能够组织开展会议旅游的旅行社一般为较大规模、有一定实力的旅行社。

　　step2　确定初步方案。旅行社根据企业在时间、费用、会议目的3方面要求，制定预案，并同企业在预算、路线、行程安排、酒店选择等方面进行协商，并达成最初的方案。在酒店方面，旅行社一般会提供多个备选供企业客户选择，由企业根据时间、费用、会议目的进行综合考虑，并确定选择具体酒店。

　　step3　由旅行社和企业各派专人按方案制定的路线对景点、酒店等进行全程实地考察，这一步旅行社俗称“踩线”；然后双方根据考察结果提出修改意见，进行协商，并制定最后的方案。

　　step4　企业同旅行社签订合同，预付款项并成行。
　　 郭仕强介绍说，目前国内企业在做会议旅游方面，随意性还比较大；相反国外企业在做会议旅游时则很严谨，制定方案的前期工作比较长，往往要持续几个月，这样也有利于企业控制成本。

　　■专家建议

　　开会选址很重要

　　无论是旅行社还是公关公司，为客户量身定做最超值、最合适、最舒适、最高效的会议计划，是策划商务旅游或商务会议的重要内容。

　　深圳中天创意会展公司，曾承办高交会电子展等多项重要活动，他们对如何协助客户办好会议颇有心得。据中天公司的有关负责人介绍，接到客户的要求后，他们会根据客户的不同需要，从主题创意、内容策划、参会人员的邀请、会场设计安排等方面进行策划，选择合适的会议场所。整个流程如下：
　　
　　 策划
　　 会场预约，即策划方将根据会议的级别及对周边环境的要求，选择会议举办地，并根据具体情况确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，是否需要提前预约；此外，会议策划还包括会场布局及设备安装调试，设计制作印刷材料，参会者的接送，参会者的餐饮，参会者业余时间的安排等具体环节。
　　
　　 选址
　　 第一步，列出可供选择的酒店清单。
　　 第二步，选择合适类型的场所。具体场所的选择必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

　　第三步，考虑会议类型与场所的搭配。一般来说，举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)；研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所)；学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定(一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店)；重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励；对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场所在城市的交通必须便利。　

　　第四步，亲临现场实地考察。在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件，如报价方(酒店)接受和同意会议明细表中各项事宜；报价方(酒店)应是候选名单中较好的一个；对报价方(酒店)拟订的合同条款基本接受。
　　
　　 场景布置
　　 一般要根据会议的整体氛围和客户的要求进行各种室内外的装饰和布置。
　　
　　 会议预算
　　 企业可以委托一家在会议举办地服务行业中较有影响的企业(如会议中心、旅行社或会议服务公司)来制定预算。此外还要敲定设备租用、翻译服务等具体细节。

来源:南方日报 凤飞伟　薛亮 感谢文章提供者